Auswahl eines CMS-Systems
und Umsetzung des Projektes
Einführung eines CMMS.

Auswahl eines CMMS
Auswahl eines CMMS

Auswahl und Umsetzung eines CMMS-Systems im Unternehmen.

Auszüge der AFIM-Studie zum CMMS in Frankreich.

GMAO CARL Source V6

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes erfordert die Installation eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) notwendigerweise eine genaue und tiefgreifende Vorabanlayse des Bedarfs, eine genaue Definition der Ziele, eine sorgfältige Vorbereitung der Akteure sowie die Zustimmung aller Beteiligten. Ein solches Vorhaben muss ausgehend von der Geschäftsführung mit der Teilnahme des gesamten Personals des Unternehmens durchgeführt werden. Diese Voraussetzung ermöglichen einerseits eine treffende Auswahl unter den Angeboten des Marktes und andererseits eine Überlegung bezüglich einer intelligenten und effizienten Organisation.

„Das Hauptproblem des CMMS ist kein technisches Problem, sondern es erfordert einen kulturellen Wandel.“

Auswahl und Einführung eines CMMS-Tools in unserem Unternehmen.

Die Statistiken, die von Studenten im Rahmen eines Praktikums im Bereich Wartung oder ihrer Ausbildung erhoben wurden, sind sehr vielsagend. Die Themen mit dem Titel „Auswahl und Einführung eines CMMS-Tools in unserem Unternehmen“ machen ca. 20% aus. Nach 6 Monaten Abstimmungen und teilweise schwierigen Gesprächen zwischen den verschiedenen Abteilungen kann man feststellen, dass das Hauptproblem des CMMS kein technisches Problem ist, sondern einen kulturellen Wandel erfordert, der von allen Abteilungen und Verantwortlichen des Unternehmens bestätigt werden muss: Einkauf, Methoden, Produktion, Bauarbeiten, Buchhaltung. Die Schlussfolgerungen dieser Praktikumsberichte führen fast unweigerlich zur Feststellung eines Misserfolgs, falls niemand speziell zum Verantwortlichen eines CMMS-Projektes ernannt wurde, auch wenn das Lastenheft klar definiert und die CMMS-Software gekauft und installiert wurde. Es kommt auch vor, dass ein Student feststellt, dass die Nutzung des Tools aufgegeben wurde, obwohl es gut akzeptiert zu sein schien und zufriedenstellende Dienste leistete…

Investition in ein CMMS-System

Die Entscheidung, in ein CMMS-Tool zu investieren, stellt die von den einzelnen Abteilungen des Unternehmens erworbenen Gewohnheiten in Fragen, die aus historischen Gründen unterschiedliche Codierungssysteme für eine bestimmte Ausrüstung verwenden, abhängig von ihrem jeweiligen Fachbereich (Einkauf, Verfahrenstechnik, Neubau, Wartung, Steuerung). Die Weiterentwicklung der verfügbaren CMMS-Systeme sowie des Marktes geht zu einer Nutzung der mobilen Technologien hin, was zu einer erneuten Hinterfragung der seit der ersten Installation erlernten Gewohnheiten führt.

Für einen Entscheidungsträger ist es stets schwierig, eine dauerhafte und für sein Unternehmen geeignete Auswahl zu treffen. Viele Unternehmen, die sich vor zehn Jahren entschieden haben, in ein Produkt zu investieren, ändern heute ihre Strategien, um Programme einzuführen, die sich ihrerseits zur Norm entwickeln werden. Eine Situation, die einige für bedauernswert halten werden, indem sie eine Parallele zur herkömmlichen Bürosoftware ziehen.

Was versteht man unter CMMS?

„ …Das CMMS ist ein Tool, das die Entscheidungsfindung erleichtern kann.“

CMMS gehört zum Informations-, Management- und Steuerungssystem der Instandhaltung, deren Ziel es ist, die Anlagen und Gebäude in einem Zustand zu erhalten, in dem sie stets in der Lage sind, den Spezifikationen zu entsprechen, für die sie entwickelt wurden, und zwar auf effiziente und kostengünstige Weise. Das IT-Tool ist damit eine Hilfe zur Rückverfolgung, um zu archivieren, analysieren und Entscheidungen zu treffen.

Aus allgemeiner Sicht kann die CMMS-Lösung daher als Tool zur Entscheidungsfindung angesehen werden, welches Folgendes ermöglicht:

  • Die Kosten der zu wartenden Anlagen zu kontrollieren,
  • Den Fortbestand des Immobilienbestands/Vermögens zu gewährleisten,
  • Die technischen und menschlichen Mittel der Wartung zu optimieren,
  • Die Vorbereitung, Planung und Kosten der Wartung zu beherrschen,
  • Die Lagerverwaltung der Ersatzteile zu optimieren, um den Wert dieses Bestands gering zu halten und gleichzeitig eine zufriedenstellende Verfügbarkeit für die Anlagen zu gewährleisten,
  • Die technischen Anlagen inventarisieren und dokumentieren,
  • Die Zuverlässigkeit der Anlagen  durch eine Analyse der Erfahrungsberichte steigern, die formalisiert werden und auf denen aufgebaut werden kann, über die Entscheidung und Argumentation von Aktionsplänen.

Die tatsächlichen Bedürfnisse definieren

Erwerb eines CMMS

Wie es die Entwickler von CMMS-Lösungen zeigen, werden diese ständig weiterentwickelt, sowohl die Ergonomie  der Anzeigemodule, ihre Kapazitäten und Leistungen (höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit, immer leistungsfähigere Datenbanken, kompatibel mit den gängigen Datenstandards) als auch die breite Auswahl für die Präsentation zusammenfassender Informationen an die Entscheidungsträger (vom Kreisdiagramm zu jährlichen Kosten einer bestimmten Anlage bis hin zu optionalen Entscheidungshilfen).

Auch die Prozessoren der IT-Maschinen, die diese  CMMS-Anwendungen tragen, werden ständig weiterentwickelt, von Maschinen mit einem Basiszyklus von unter 50 Mhz zu Maschinen mit Prozessoren, die mit über 3 Gigahertz funktionieren. Die Weiterentwicklung der IT-Struktur bietet Lösungen von einzelnen Arbeitsplätzen bis zu Intranet-Netzwerken (oder Extranet) und Client-Server-Netzwerken. Es ist demnach möglich, ein Produkt zu finden, das praktisch jeden Bedarf abdeckt. Wenn eine Wartungsabteilung also eine neue Lösung erwerben will, hat sie die Qual der Wahl. Sie muss dabei allerdings die Vorgaben der IT-Abteilung und die  IT-Politik ihrer Firma oder ihres Konzerns berücksichtigen.

Die wichtigste Empfehlung für den Erwerb einer CMMS-Lösung ist, dass das Tool so ergonomisch wie ein Handy oder ein Schraubenzieher sein muss, so dass keine besonderen IT-Kenntnisse für seine Nutzung erforderlich sind. Eine fachliche Unterstützung durch die IT-Abteilung ist allerdings eine wertvolle Hilfe bei der Handhabung leistungsstarker Software, für die Kompetenzen im Umgang mit Datenbanken interessant sind. Das Zauberwort für den Erwerb einer CMMS-Lösung ist zunächst eine Analyse des tatsächlichen Bedarfs der Nutzer durchzuführen, und nur die für das Unternehmen nützlichen Funktionen zu kaufen.

Wichtige Etappe: das Lastenheft

Ein CMMS, wofür? für wen? Welche Ergebnisse werden erwartet?

Dazu ist das Erstellen eines Lastenheftes unablässig, unter Nutzung der Techniken der Wertanalyse und der Technischen Untersuchung, um ein zweckmäßiges Pflichtenheft zu erstellen. Dieses definiert die nützlichen Funktionen und nicht die bereits definierten Funktionen.

LD Miles, Begründer der Wertanalyse nach dem 2. Weltkrieg, formulierte es wie folgt: „Wenn ich ein Produkt nicht erhalten kann, muss ich die Funktionen des Produktes erhalten.“ Dies kann mit den Worten von M Delafolie in seinem Werk zur Wertanalyse zusammengefasst werden: „Welche für das CMMS nützliche Funktionen werde ich kaufen?“ und nicht „Welche CMMS-Lösung werde ich kaufen?“.

Diese Praktik, die sich in den Projektstudien oder Studien zur Umgestaltung von Industrieprodukten oder Diensten durchgesetzt hat, lässt sich wunderbar auf das Erstellen des Pflichtenheftes des CMMS anwenden.

Wie die Erfahrung zeigt, werden ohne diese Vorsichtsmaßnahmen zahlreiche CMMS-Projekte nicht umgesetzt, da sie die Bedürfnisse der Nutzer nicht erfüllen.

Wie es Jean-Claude Francastel im 15. Panorama der CMMS-Softwarepakete betonte, sind folgende Empfehlung ausschlaggebend:

  • Die Ziele klar und deutlich ausdrücken:  Wozu soll das CMMS dienen? Für Wen? Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?
  • Die Bedürfnisse müssen nur in nützlichen Funktionen ausgedrückt werden, nicht notwendige Funktionen sind zu streichen.
  • Zusammenarbeit in fachübergreifenden Gruppen, um eine formelle Bedarfsanalyse durchzuführen und ein Funktions-Pflichtenheft zu erstellen, mit dem alle potentiellen Nutzer einverstanden sind.
  • Die Mittel, die vor der endgültigen Entscheidung eingesetzt werden müssen, nicht unterschätzen.
  • Ein während des Erstellens des Lastenheftes begangener Fehler oder Versäumnis lässt sich nach dem Kauf des Produktes praktisch nicht mehr ausgleichen.  Dies führt zu zusätzlichen Kosten und längeren Fristen, um Korrekturen vorzunehmen oder dem Programm neue Funktionen hinzuzufügen.
  • Bitten Sie die Entwickler in der Vorauswahl um Referenzen von Kunden, die ihr CMMS verwenden. Es ist empfehlenswert, die Standorte, wo diese Lösungen im Einsatz sind, direkt zu besuchen, um ein Feedback der Nutzer zu bekommen.
  • Prüfen Sie die Dauerhaftigkeit der Produkte und die Weiterentwicklungsfähigkeiten des Entwicklers: Ist die verkaufte Version die Version 1.1 oder die Version 9.1?
  • Prüfen Sie die Kapazität des Anbieters bezüglich Wartung und Assistenz des Produktes.
  • Planen Sie eine Schulungsphase der Mitarbeiter ein (von den Arbeitern bis hin zum höchsten technischen Leiter  des Unternehmens)
  • Prüfen Sie die Übereinstimmung zwischen der Organisation und der Software. Wenn die Organisation ausreichend formalisiert ist, muss das Programm sich anpassen können. Wenn bereits ein CMMS vorhanden ist, muss eine parametrierbare Lösung gewählt werden. Ist die Organisation nicht sehr formalisiert, kann die strukturierende Wirkung des Programms genutzt werden.
  • Das durch das CMMS bewirkte Umdenken führt zu dauerhaften Anstrengungen und muss ein langfristiges strategisches Ziel der Firma darstellen. Die Anforderungen für die Einführung eines CMMS sind die gleichen wie für die Einführung einer neuen Wartungspolitik, wie z.B. die Totale Productive Maintenance (TPM)®, oder die zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (Reliability Centered Maintenance, RCM).
  • Wählen Sie am besten einen Projektleiter, der unabhängig von den Fertigungs- oder Wartungsabteilungen ist, um die Fortdauer der CMMS-Anwendung zu gewährleisten, und der als „Champion“ des CMMS oder Leader fungiert.

Gewohnheiten ändern

Einer der schwierigsten Punkte ist es, alte Gewohnheiten abzulegen. Sehr häufig treten Probleme mit der Skepsis der Nutzer aus, die häufig sagen «wir arbeiten seit 10 Jahren nach unseren Methoden und wir sehen nicht ein, warum wir das ändern sollten».

In den Erfahrungsberichten aus Firmen, in denen ein CMMS eingeführt wurde, zeichnen sich zwei sehr unterschiedliche Meinungen ab:

a) Wenn die Firmen (kleine und mittlere Unternehmen) nicht über das nötige Fachwissen oder die Kompetenzen in ihrer Belegschaft haben, treffen die Entscheider mehrheitlich eine subjektive Auswahl, basierend auf den Argumenten  und Vorschlägen, die ihnen von den Anbietern des CMMS unterbreitet werden. Dies kann zu großen Risiken führen: Das Produkt entspricht möglicherweise nur zum Teil den Bedürfnissen des Unternehmens. Es hat möglicherweise hohe Nutzungs- und Wartungskosten. Die durch eine schlechte Funktionsweise des Programms verursachten Produktungsverzögerungen können zu einer Verschlechterung des Markenimages sowie zum Verlust von Marktanteilen führen.

b) Wenn das Unternehmen über die nötigen internen Mittel verfügt, um das funktionale Lastenheft zu erstellen, oder diese Aufgabe fremdvergeben kann, wir das Unternehmen teilweise von einer falschen Auswahl der Funktionen bewahrt. Der Vorteil dieser Methode, die in der Spezifikationsphase viel Zeit und Geld kostet, besteht darin, durch die Ausschreibungen mehrere Vorschläge basierend auf dem funktionalen Lastenheftes des Kunden zu erhalten. Die endgültige Kaufentscheidung, die häufig durch ein Ad-hoc-Team getroffen wird, ermöglicht es, dank einer fachübergreifenden Einschätzung zukünftige Risiken zu minimieren.

 

Die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen hat sich in allen Wirtschaftsbereichen durchgesetzt,  trotz der ursprünglichen Bedenken gegenüber der Neuheit eines Bildschirms, einer Tastatur und einer Maus. Bei der Einführung eines CMMS verhält es sich gleichermaßen.

Die Mitarbeiter müssen schrittweise auf dieses Umdenken in ihrer Tätigkeit vorbereitet werden, es müssen kurzfristige Ziele gesetzt und die Mitarbeiter müssen regelmäßig über die durch das CMMS erreichte Produktivitätssteigerung informiert werden. Es ist grundlegend, dass die Personen, welche das GMAO mit Daten versorgen, den Nutzen sehen und feststellen können, dass die von ihnen verlangten Anstrengungen von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind.

Ein Erfolg ist nur möglich, wenn diese Bemühungen mit der gesamten Belegschaft unternommen werden. Der beste Beweis für eine gelungene Einführung eines CMMS zeigt sich, wenn die IT ausfällt und der Betrieb der Ausrüstungen einer Industrieanlage nicht mehr möglich ist. Das gesamte Personal ist dann davon betroffen, kann sein Managementtool, seine Investitionen nicht mehr nutzen und der Betrieb kann stundenlang beeinträchtigt sein.

Ein CMMS-Programm welches alle Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt, muss genauso unersetzlich sein, wie das Telefon oder die Werkzeugkiste des Wartungsbeauftragen.

Zufriedenheitsumfrage für CMMS-Nutzer

Die Kontakte der AFIM  mit den verschiedenen Wartungsverbänden, welche Umfragen mit Anwendern von GMAO-Lösungen durchgeführt haben, ermöglichen uns, mit ihrer freundlichen Genehmigung, die wichtigsten Ergebnisse dieser Umfragen zu übernehmen. Diese Studie wurde im Rahmen der «Clubs Junior Maintenance» von Damien VUJICIC und David DIJON, Studenten im Masterstudiengang Industrial Engineering – Spezialität Technisches Management und Instandhaltung der Fachhochschule Sénart  (Institut universitaire professionnalisé de Sénart, Université Paris XII) durchgeführt.

Erste Feststellung: Die Zufriedenheit der Nutzung und die Erträge der Investitionen fallen sehr unterschiedlich aus. Die Mehrheit der Befragten sind der Meinung, dass grössere oder kleinere Vorteile aus der Nutzung des CMMS hervorgegangen sind. Allerdings waren (zwischen 20% und 40%) der Befragten nicht in der Lage zu sagen, ob die Einführung des CMMS ihnen Vorteile gebracht hat. 20% der Antworten zeigen, dass die Einführung des CMMS falsch dimensioniert war.

Die Antworten zeigen, dass die Erfolgsfaktoren für die Einführung eines  GMAO vom Engagement des Managements, der richtigen Auswahl des  CMMS-Programms sowie einer effizienten Schulung des Personals abhängen.

Die Antworten zeigen, dass diejenigen, die ihre frühere CMMS-Version ersetzen oder ihr CMMS updaten möchten, die Auswahl eines guten CMMS-Programms für wichtiger halten und die Schulung zur Anwendung des Programms nicht als einen wichtigen Erfolgsfaktor ansehen.

Übersichtstabellen der Umfrage

(Achtung, die Summe der Antworten beträgt nicht 100% da einige Unternehmen nicht alle Fragen beantwortet haben)

Tabelle I: Mit einem CMMS erreichte Vorteile

 

Mit CMMS erreichte Vorteile Sehr bedeutend
%
Bedeutend
%
Keine
%
Keine Antwort
%
Reduzierung der Arbeitskosten 9,2% 37,5% 31% 11.5%
Reduzierung der Materialkosten 11,5% 43,7% 20,7% 13,8%
Steigerung der Verfügbarkeit 21,8% 33,3% 25,3% 9,2%
Steigerung der Zuverlässigkeit 21,8% 35,6% 24,1% 8%
Verbesserung der Kostenkontrolle 44,8% 26,4% 16,1% 2,3%
Verbesserung des Erfahrungsaustauschs 46,6% 18,4% 23% 2,3%
Verbesserung der Wartungsplanung 32,2% 36,8% 18,4% 2,3%
Verbesserung der effektiven Wartungszeiten 37,9% 32,2% 16,1% 2,3%
Verbesserung des Ersatzteilmanagements 24,1% 37,9% 23% 4,6%

Tabelle II: Die beiden wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der CMMS-Einführung

WELCHE  SIND DIE BEIDEN WICHTIGSTEN FAKTOREN FÜR DIE ERFOLGREICHE EINFÜHRÜNG IHRES CMMS?

Facteur % halten diesen Faktor für den wichtigsten % halten diesen Faktor für den zweitwichtigsten % halten diesen Faktor für den wichtigsten oder zweitwichtigsten
Engagement der Manager 20% 26% 46%
Auswahl des richtigen CMMS-Programms 23% 12% 35%
Effiziente Schulung 9% 16% 25%
Return on Investment 14% 10% 24%
Zugewiesenes Budget 5% 14% 19%
Vom Management unterstütztes Umdenken 11% 8% 19%
Effizientes Management des Projektteams 9% 10% 19%
Technische Unterstützung durch den Entwickler der Software 9% 4% 13%

Tabelle III: Hauptgründe für den Wechsel oder Erwerb eines CMMS-Programms

WAS WAR DER HAUPTGRUND FÜR DEN WECHSEL ODER ERWERB EINES CMMS?

Grund Prozentsatz
Steigerung der Wartungsleistungen 25%
Erweiterung des Funktionsumfangs 18,4%
Integration der Wartung in die anderen Funktionen des Unternehmens 10,3%
Weiss nicht 9,2%
Der Lieferant bietet  für das frühere CMMS keinen Kundendienst mehr an 2,3%
Konformität mit den internen Normen des Unternehmens 2,2%

 

Weitere Informationen finden Sie auf der AFIM-Website

Die Studie wurde von Jean-Claude Francastel, Gilles Zwingelstein, Francis Vasse durchgeführt

© AFIM 2007

Weitere Beispiele

ArcelorMittal Distribution Solutions hat seine Leistung mithilfe der CMMS-Lösung für die Industrie CARL Source verbessert

Ein flexibles und anpassungsfähiges CMMS, um die Leistung von Industriestandorten zu verbessern. Mit 10 Standorten in Frankreich und 250 Anwendern benötigte ArcelorMittal Distribution Solutions ein flexibles und an vielfältige Anforderungen anpassungsfähiges CMMS. Die Herausforderung lag darin, von einem CMMS für jeden einzelnen Standort zu einem Gesamt-Tool mit SAP-Schnittstelle zu wechseln. Diese Herausforderung wurde dank dem [...]

Wartung in erweiterter Realität: Ein neuer Ansatz für die Verbesserung der Effizienz

Die Wartung ist so alt wie das Werk oder die Werkstatt. Sie hat sich im Laufe der industriellen Revolutionen wechselseitig entwickelt. Heute könnte das CMMS die Arbeit der Techniker im Außendienst erleichtern und effizienter gestalten, dank der Erweiterten Realität. Dabei muss allerdings das ROI dieser neuen „Erweiterten Realität“ berücksichtigt werden: Die Auswahl der Nutzungszwecke ist [...]

Erfahrungsbericht Auxigène : effiziente präventive Wartung

Auxigène, multitechnische Wartung, für verschiedene Dienstleistungen und verschiedene CVC-Arbeiten. Auxigène ist ein bedeutender Akteur im Bereich der multitechnischen Wartung – für verschiedene Dienstleistungen, spezialisiert auf Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (CVC) für das Hotelgewerbe und Büros von Prestige-Kunden wie Iliad Free, Louis Vuitton oder Aviva Investors Real Estate France. Das Management von über 500000 m² durch [...]

Entdecken Sie die neuen Funktionen von CARL Source 6.2

Die neuen Funktionen von CARL Source 6.2. Unabhängig von Ihrer Branche im Anlagenmanagement:Dienstleistungsbranche, Industrie, Transport, Öffentliche Einrichtungen oder Gesundheitswesen, die Version 6.2 von CARL Source bietet zahlreiche Funktionen, die Ihnen im Alltag hilfreich sein werden. Eine Wartungssoftware, die individuell angepasst werden kann Die Version 6.2 bietet erweiterte Funktionen für die individuelle Anpassung der CMMS-Lösung an [...]

Planung der Ressourcen: Wesentlicher Punkt der Wartung

Wesentlicher Prozess für die Wartungseingriffe an Anlagen. Unabhängig von Ihrer Branche: Dienstleistungen, Industrie, Transport, Behörden oder Gesundheitswesen ist die Planung der Ressourcen in einer Wartungsabteilung ein wesentlicher Prozess für die Eingriffe an den Anlagen. Die Wichtigkeit der Planung der Ressourcen in der Wartung Ohne eine konsequente und optimale Planung der Ressourcen wäre das Einsatzmanagement und die [...]

Industrielle Wartung: Die Entscheidung von Winoa France zur Optimierung der Steuerung und Sicherheit seiner Wartungsprozesse

Wartungsprozess: Wechsel von einem ERP-System zu einer CMMS-Lösung. Winoa, weltweit führendes Unternehmen für Oberflächenbehandlung, hat auf eine tiefgreifende Veränderung gestezt: von dem bisher verwendet ERP-System zu einer leistungsfähigen und inklusiven CMMS-Lösung zu wechseln. Das System von CARL Berger-Levrault hat diese Umwälzung unterstützt, dank einer optimalen Ergonomie und erweiterten Anpassbarkeit sowie einer  effizienten Mobilität, gewährleistet durch das Tool CARL Touch. [...]