Auswahl einer CMMS-Software und Umsetzung des Projektes
Computergestütztes Instandhaltungsmanagement

Auszüge der AFIM-Studie zu CMMS in Frankreich

Voraussetzungen

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes erfordert die Einführung eines CMMS-Systems unbedingt eine vorherige gründliche Bedarfsanalyse, eine genau Definition der Ziele, eine sorgfältige Vorbereitung der Akteure und die Zustimmung aller Beteiligten. Ein solches Vorhaben muss auf Anregung der Geschäftsleitung und unter Einbeziehung der Mitarbeiter des Unternehmens erfolgen. Dank dieser Voraussetzungen wird einerseits eine relevante Auswahl unter den am Markt verfügbaren Angeboten getroffen und eine Überlegung zu den intelligentesten und effizientesten Organisationen eingeleitet.

Die Statistiken, zu denen Studenten befragt wurden, die ihr Praktikum im Bereich der Instandhaltung bzw. eine Ausbildung im Unternehmen absolvieren, sind sehr aufschlussreich. Etwa 20 % der Themen betreffen die “Auswahl und Umsetzung eines CMMS-Tools in unserem Unternehmen”. Nach einer 6-monatigen, mitunter schwierigen Beratungs- und Besprechungszeit zwischen den einzelnen Abteilungen zeigt sich, dass das Hauptproblem des CMMS nicht ein technisches Problem ist, sondern dass ein Umdenken erforderlich ist, dem alle Abteilungen und Manager des Unternehmens zustimmen müssen: Einkauf, Verfahrenstechnik, Fertigung, Wartung, Neubau, Buchhaltung. Die meisten Schlussfolgerungen dieser Praktikumsberechte führen fast immer zu einer Scheiterung des Projektes, wenn nicht eine bestimmte Person namentlich als Verantwortlicher des CMMS-Projektes ernannt ist, auch wenn das Lastenheft klar definiert und die CMMS-Software erworben und installiert wurde. Es kommt auch vor, dass das Tool nicht weiterverwendet wird, wenn der Student das Unternehmen verlässt, obwohl es gut akzeptiert schien und zufriedenstellende Ergebnisse zeigte …

Die Entscheidung, in ein CMMS-Tool zu investieren, stellt die von den einzelnen Abteilungen des Unternehmens erworbenen Gewohnheiten in Fragen, die aus historischen Gründen unterschiedliche Codierungssysteme für eine bestimmte Ausrüstung verwenden, abhängig von ihrem jeweiligen Fachbereich (Einkauf, Verfahrenstechnik, Neubau, Wartung, Steuerung). Die Weiterentwicklung der verfügbaren CMMS-Systeme sowie des Marktes geht zu einer Nutzung der mobilen Technologien hin, was zu einer erneuten Hinterfragung der seit der ersten Installation erlernten Gewohnheiten führt.

Für einen Entscheidungsträger ist es stets schwierig, eine dauerhafte und für sein Unternehmen geeignete Auswahl zu treffen. Viele Unternehmen, die sich vor zehn Jahren entschieden haben, in ein Produkt zu investieren, ändern heute ihre Strategien, um Programme einzuführen, die sich ihrerseits zur Norm entwickeln werden. Eine Situation, die einige für bedauernswert halten werden, indem sie eine Parallele zur herkömmlichen Bürosoftware ziehen.

Was versteht man unter CMMS?

CMMS gehört zum Informations-, Management- und Steuerungssystem der Instandhaltung, deren Ziel es ist, die Anlagen und Gebäude in einem Zustand zu erhalten, in dem sie stets in der Lage sind, den Spezifikationen zu entsprechen, für die sie entwickelt wurden, und zwar auf effiziente und kostengünstige Weise. Das IT-Tool ist damit eine Hilfe zur Rückverfolgung, um zu archivieren, analysieren und Entscheidungen zu treffen.

Aus allgemeiner Sicht kann die CMMS-Lösung daher als Tool zur Entscheidungsfindung angesehen werden, welches Folgendes ermöglicht:

• Die Kosten der zu wartenden Anlagen zu kontrollieren,
• Den Fortbestand des Immobilienbestands/Vermögens zu gewährleisten,
• Die technischen und menschlichen Mittel der Wartung zu optimieren,
• Die Vorbereitung, Planung und Kosten der Wartung zu beherrschen,
• Die Lagerverwaltung der Ersatzteile zu optimieren, um den Wert dieses Bestands gering zu halten und gleichzeitig eine zufriedenstellende Verfügbarkeit für die Anlagen zu gewährleisten,
• Die technischen Anlagen inventarisieren und dokumentieren,
• Die Zuverlässigkeit der Anlagen  durch eine Analyse der Erfahrungsberichte steigern, die formalisiert werden und auf denen aufgebaut werden kann, über die Entscheidung und Argumentation von Aktionsplänen.

Die tatsächlichen Bedürfnisse definieren

Wie es die Entwickler von CMMS-Lösungen zeigen, werden diese ständig weiterentwickelt, sowohl die Ergonomie der Anzeigemodule, ihre Kapazitäten und Leistungen (höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit, immer leistungsfähigere Datenbanken, kompatibel mit den gängigen Datenstandards) als auch die breite Auswahl für die Präsentation zusammenfassender Informationen an die Entscheidungsträger (vom Kreisdiagramm zu jährlichen Kosten einer bestimmten Anlage bis hin zu optionalen Entscheidungshilfen).

Auch die Prozessoren der IT-Maschinen, die diese CMMS-Anwendungen tragen, werden ständig weiterentwickelt, von Maschinen mit einem Basiszyklus von unter 50 Mhz zu Maschinen mit Prozessoren, die mit über 3 Gigahertz funktionieren. Die Weiterentwicklung der IT-Struktur bietet Lösungen von einzelnen Arbeitsplätzen bis zu Intranet-Netzwerken (oder Extranet) und Client-Server-Netzwerken. Es ist demnach möglich, ein Produkt zu finden, das praktisch jeden Bedarf abdeckt. Wenn eine Wartungsabteilung also eine neue Lösung erwerben will, hat sie die Qual der Wahl. Sie muss dabei allerdings die Vorgaben der IT-Abteilung und die  IT-Politik ihrer Firma oder ihres Konzerns berücksichtigen.

Die wichtigste Empfehlung für den Erwerb einer CMMS-Lösung ist, dass das Tool so ergonomisch wie ein Handy oder ein Schraubenzieher sein muss, so dass keine besonderen IT-Kenntnisse für seine Nutzung erforderlich sind. Eine fachliche Unterstützung durch die IT-Abteilung ist allerdings eine wertvolle Hilfe bei der Handhabung leistungsstarker Software, für die Kompetenzen im Umgang mit Datenbanken interessant sind. Das Zauberwort für den Erwerb einer CMMS-Lösung ist zunächst eine Analyse des tatsächlichen Bedarfs der Nutzer durchzuführen, und nur die für das Unternehmen nützlichen Funktionen zu kaufen.

Wichtige Etappe: das Lastenheft

Dazu ist das Erstellen eines Lastenheftes unablässig, unter Nutzung der Techniken der Wertanalyse und der Technischen Untersuchung, um ein zweckmäßiges Pflichtenheft zu erstellen. Dieses definiert die nützlichen Funktionen und nicht die bereits definierten Funktionen.

LD Miles, Begründer der Wertanalyse nach dem 2. Weltkrieg, formulierte es wie folgt: „Wenn ich ein Produkt nicht erhalten kann, muss ich die Funktionen des Produktes erhalten.“ Dies kann mit den Worten von M Delafolie in seinem Werk zur Wertanalyse zusammengefasst werden: „Welche für das CMMS nützliche Funktionen werde ich kaufen?“ und nicht „Welche CMMS-Lösung werde ich kaufen?“ .

Diese Praktik, die sich in den Projektstudien oder Studien zur Umgestaltung von Industrieprodukten oder Diensten durchgesetzt hat, lässt sich wunderbar auf das Erstellen des Pflichtenheftes des CMMS anwenden.

Wie die Erfahrung zeigt, werden ohne diese Vorsichtsmaßnahmen zahlreiche CMMS-Projekte nicht umgesetzt, da sie die Bedürfnisse der Nutzer nicht erfüllen.

Wie es Jean-Claude Francastel im 15. Panorama der CMMS-Softwarepakete betonte, sind folgende Empfehlung ausschlaggebend:

• Die Ziele klar und deutlich ausdrücken: Wozu soll das CMMS dienen? Für Wen? Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?
• Die Bedürfnisse müssen nur in nützlichen Funktionen ausgedrückt werden, nicht notwendige Funktionen sind zu streichen.
• Zusammenarbeit in fachübergreifenden Gruppen, um eine formelle Bedarfsanalyse durchzuführen und ein Funktions-Pflichtenheft zu erstellen, mit dem alle potentiellen Nutzer einverstanden sind.
• Die Mittel, die vor der endgültigen Entscheidung eingesetzt werden müssen, nicht unterschätzen.
• Ein während des Erstellens des Lastenheftes begangener Fehler oder Versäumnis lässt sich nach dem Kauf des Produktes praktisch nicht mehr ausgleichen.  Dies führt zu zusätzlichen Kosten und längeren Fristen, um Korrekturen vorzunehmen oder dem Programm neue Funktionen hinzuzufügen.
• Bitten Sie die Entwickler in der Vorauswahl um Referenzen von Kunden, die ihr CMMS verwenden. Es ist empfehlenswert, die Standorte, wo diese Lösungen im Einsatz sind, direkt zu besuchen, um ein Feedback der Nutzer zu bekommen.
• Prüfen Sie die Dauerhaftigkeit der Produkte und die Weiterentwicklungsfähigkeiten des Entwicklers: Ist die verkaufte Version die Version 1.1 oder die Version 9.1?
• Prüfen Sie die Kapazität des Anbieters bezüglich Wartung und Assistenz des Produktes.
• Planen Sie eine Schulungsphase der Mitarbeiter ein (von den Arbeitern bis hin zum höchsten technischen Leiter  des Unternehmens)
• Prüfen Sie die Übereinstimmung zwischen der Organisation und der Software. Wenn die Organisation ausreichend formalisiert ist, muss das Programm sich anpassen können. Wenn bereits ein CMMS vorhanden ist, muss eine parametrierbare Lösung gewählt werden. Ist die Organisation nicht sehr formalisiert, kann die strukturierende Wirkung des Programms genutzt werden.
• Das durch das CMMS bewirkte Umdenken führt zu dauerhaften Anstrengungen und muss ein langfristiges strategisches Ziel der Firma darstellen. Die Anforderungen für die Einführung eines CMMS sind die gleichen wie für die Einführung einer neuen Wartungspolitik, wie z.B. die Totale Productive Maintenance (TPM)®, oder die zuverlässigkeitsorientierte Instandhaltung (Reliability Centered Maintenance, RCM).
• Wählen Sie am besten einen Projektleiter, der unabhängig von den Fertigungs- oder Wartungsabteilungen ist, um die Fortdauer der CMMS-Anwendung zu gewährleisten, und der als „Champion“ des CMMS oder Leader fungiert.

Gewohnheiten ändern

Einer der schwierigsten Punkte ist es, alte Gewohnheiten abzulegen. Sehr häufig treten Probleme mit der Skepsis der Nutzer aus, die häufig sagen “wir arbeiten seit 10 Jahren nach unseren Methoden und wir sehen nicht ein, warum wir das ändern sollten”.

In den Erfahrungsberichten aus Firmen, in denen ein CMMS eingeführt wurde, zeichnen sich zwei sehr unterschiedliche Meinungen ab:

a) Wenn die Firmen (kleine und mittlere Unternehmen) nicht über das nötige Fachwissen oder die Kompetenzen in ihrer Belegschaft haben, treffen die Entscheider mehrheitlich eine subjektive Auswahl, basierend auf den Argumenten  und Vorschlägen, die ihnen von den Anbietern des CMMS unterbreitet werden. Dies kann zu großen Risiken führen: Das Produkt entspricht möglicherweise nur zum Teil den Bedürfnissen des Unternehmens. Es hat möglicherweise hohe Nutzungs- und Wartungskosten. Die durch eine schlechte Funktionsweise des Programms verursachten Produktungsverzögerungen können zu einer Verschlechterung des Markenimages sowie zum Verlust von Marktanteilen führen.

b) Wenn das Unternehmen über die nötigen internen Mittel verfügt, um das funktionale Lastenheft zu erstellen, oder diese Aufgabe fremdvergeben kann, wir das Unternehmen teilweise von einer falschen Auswahl der Funktionen bewahrt. Der Vorteil dieser Methode, die in der Spezifikationsphase viel Zeit und Geld kostet, besteht darin, durch die Ausschreibungen mehrere Vorschläge basierend auf dem funktionalen Lastenheftes des Kunden zu erhalten. Die endgültige Kaufentscheidung, die häufig durch ein Ad-hoc-Team getroffen wird, ermöglicht es, dank einer fachübergreifenden Einschätzung zukünftige Risiken zu minimieren.

Die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen hat sich in allen Wirtschaftsbereichen durchgesetzt,  trotz der ursprünglichen Bedenken gegenüber der Neuheit eines Bildschirms, einer Tastatur und einer Maus. Bei der Einführung eines CMMS verhält es sich gleichermaßen.

Die Mitarbeiter müssen schrittweise auf dieses Umdenken in ihrer Tätigkeit vorbereitet werden, es müssen kurzfristige Ziele gesetzt und die Mitarbeiter müssen regelmäßig über die durch das CMMS erreichte Produktivitätssteigerung informiert werden. Es ist grundlegend, dass die Personen, welche das GMAO mit Daten versorgen, den Nutzen sehen und feststellen können, dass die von ihnen verlangten Anstrengungen von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind.

Ein Erfolg ist nur möglich, wenn diese Bemühungen mit der gesamten Belegschaft unternommen werden. Der beste Beweis für eine gelungene Einführung eines CMMS zeigt sich, wenn die IT ausfällt und der Betrieb der Ausrüstungen einer Industrieanlage nicht mehr möglich ist. Das gesamte Personal ist dann davon betroffen, kann sein Managementtool, seine Investitionen nicht mehr nutzen und der Betrieb kann stundenlang beeinträchtigt sein.

Ein CMMS-Programm welches alle Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt, muss genauso unersetzlich sein, wie das Telefon oder die Werkzeugkiste des Wartungsbeauftragen.

Zufriedenheitsumfrage für CMMS-Nutzer

Die Kontakte der AFIM mit den verschiedenen Wartungsverbänden, welche Umfragen mit Anwendern von GMAO-Lösungen durchgeführt haben, ermöglichen uns, mit ihrer freundlichen Genehmigung, die wichtigsten Ergebnisse dieser Umfragen zu übernehmen. Diese Studie wurde im Rahmen der “Clubs Junior Maintenance” von Damien VUJICIC und David DIJON, Studenten im Masterstudiengang Industrial Engineering   – Spezialität Technisches Management und Instandhaltung der Fachhochschule Sénart  (Institut universitaire professionnalisé de Sénart, Université Paris XII) durchgeführt.

Erste Feststellung: Die Zufriedenheit der Nutzung und die Erträge der Investitionen fallen sehr unterschiedlich aus. Die Mehrheit der Befragten sind der Meinung, dass grössere oder kleinere Vorteile aus der Nutzung des CMMS hervorgegangen sind. Allerdings waren (zwischen 20% und 40%) der Befragten nicht in der Lage zu sagen, ob die Einführung des CMMS ihnen Vorteile gebracht hat. 20% der Antworten zeigen, dass die Einführung des CMMS falsch dimensioniert war.

Die Antworten zeigen, dass die Erfolgsfaktoren für die Einführung eines  GMAO vom Engagement des Managements, der richtigen Auswahl des  CMMS-Programms sowie einer effizienten Schulung des Personals abhängen.

Die Antworten zeigen, dass diejenigen, die ihre frühere CMMS-Version ersetzen oder ihr CMMS updaten möchten, die Auswahl eines guten CMMS-Programms für wichtiger halten und die Schulung zur Anwendung des Programms nicht als einen wichtigen Erfolgsfaktor ansehen.

Übersichtstabellen der Umfrage

(Achtung, die Summe der Antworten beträgt nicht 100% da einige Unternehmen nicht alle Fragen beantwortet haben)

Tabelle I: Mit einem CMMS erreichte Vorteile