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Für eine erfolgreiche Umsetzung des Projektes erfordert die Installation eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) notwendigerweise eine genaue und tiefgreifende Vorabanlayse des Bedarfs, eine genaue Definition der Ziele, eine sorgfältige Vorbereitung der Akteure sowie die Zustimmung aller Beteiligten. Ein solches Vorhaben muss ausgehend von der Geschäftsführung mit der Teilnahme des gesamten Personals des Unternehmens durchgeführt werden. Diese Voraussetzung ermöglichen einerseits eine treffende Auswahl unter den Angeboten des Marktes und andererseits eine Überlegung bezüglich einer intelligenten und effizienten Organisation.
„Das Hauptproblem des CMMS ist kein technisches Problem, sondern es erfordert einen kulturellen Wandel.“
Die Statistiken, die von Studenten im Rahmen eines Praktikums im Bereich Wartung oder ihrer Ausbildung erhoben wurden, sind sehr vielsagend. Die Themen mit dem Titel „Auswahl und Einführung eines CMMS-Tools in unserem Unternehmen“ machen ca. 20% aus. Nach 6 Monaten Abstimmungen und teilweise schwierigen Gesprächen zwischen den verschiedenen Abteilungen kann man feststellen, dass das Hauptproblem des CMMS kein technisches Problem ist, sondern einen kulturellen Wandel erfordert, der von allen Abteilungen und Verantwortlichen des Unternehmens bestätigt werden muss: Einkauf, Methoden, Produktion, Bauarbeiten, Buchhaltung. Die Schlussfolgerungen dieser Praktikumsberichte führen fast unweigerlich zur Feststellung eines Misserfolgs, falls niemand speziell zum Verantwortlichen eines CMMS-Projektes ernannt wurde, auch wenn das Lastenheft klar definiert und die CMMS-Software gekauft und installiert wurde. Es kommt auch vor, dass ein Student feststellt, dass die Nutzung des Tools aufgegeben wurde, obwohl es gut akzeptiert zu sein schien und zufriedenstellende Dienste leistete…
Die Entscheidung, in ein CMMS-Tool zu investieren, stellt die von den einzelnen Abteilungen des Unternehmens erworbenen Gewohnheiten in Fragen, die aus historischen Gründen unterschiedliche Codierungssysteme für eine bestimmte Ausrüstung verwenden, abhängig von ihrem jeweiligen Fachbereich (Einkauf, Verfahrenstechnik, Neubau, Wartung, Steuerung). Die Weiterentwicklung der verfügbaren CMMS-Systeme sowie des Marktes geht zu einer Nutzung der mobilen Technologien hin, was zu einer erneuten Hinterfragung der seit der ersten Installation erlernten Gewohnheiten führt.
Für einen Entscheidungsträger ist es stets schwierig, eine dauerhafte und für sein Unternehmen geeignete Auswahl zu treffen. Viele Unternehmen, die sich vor zehn Jahren entschieden haben, in ein Produkt zu investieren, ändern heute ihre Strategien, um Programme einzuführen, die sich ihrerseits zur Norm entwickeln werden. Eine Situation, die einige für bedauernswert halten werden, indem sie eine Parallele zur herkömmlichen Bürosoftware ziehen.
Entdecken Sie die passende CMMS-Lösung für Ihre Branche:
CARL Source Factory:
Das CMMS im Dienste der Industrie 4.0CARL Source Facility:
EAM und CMMS-Lösung für die ImmobilienbrancheCARL Source City:
CMMS für Gebietskörperschaften
und BehördenCARL Source Transport:
CMMS-Lösung für die TransportbrancheCARL Source Healthcare:
CMMS- und EAM-Lösung für das Gesundheitswesen
„ …Das CMMS ist ein Tool, das die Entscheidungsfindung erleichtern kann.“
CMMS gehört zum Informations-, Management- und Steuerungssystem der Instandhaltung, deren Ziel es ist, die Anlagen und Gebäude in einem Zustand zu erhalten, in dem sie stets in der Lage sind, den Spezifikationen zu entsprechen, für die sie entwickelt wurden, und zwar auf effiziente und kostengünstige Weise. Das IT-Tool ist damit eine Hilfe zur Rückverfolgung, um zu archivieren, analysieren und Entscheidungen zu treffen.
Aus allgemeiner Sicht kann die CMMS-Lösung daher als Tool zur Entscheidungsfindung angesehen werden, welches Folgendes ermöglicht:
Wie es die Entwickler von CMMS-Lösungen zeigen, werden diese ständig weiterentwickelt, sowohl die Ergonomie der Anzeigemodule, ihre Kapazitäten und Leistungen (höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit, immer leistungsfähigere Datenbanken, kompatibel mit den gängigen Datenstandards) als auch die breite Auswahl für die Präsentation zusammenfassender Informationen an die Entscheidungsträger (vom Kreisdiagramm zu jährlichen Kosten einer bestimmten Anlage bis hin zu optionalen Entscheidungshilfen).
Auch die Prozessoren der IT-Maschinen, die diese CMMS-Anwendungen tragen, werden ständig weiterentwickelt, von Maschinen mit einem Basiszyklus von unter 50 Mhz zu Maschinen mit Prozessoren, die mit über 3 Gigahertz funktionieren. Die Weiterentwicklung der IT-Struktur bietet Lösungen von einzelnen Arbeitsplätzen bis zu Intranet-Netzwerken (oder Extranet) und Client-Server-Netzwerken. Es ist demnach möglich, ein Produkt zu finden, das praktisch jeden Bedarf abdeckt. Wenn eine Wartungsabteilung also eine neue Lösung erwerben will, hat sie die Qual der Wahl. Sie muss dabei allerdings die Vorgaben der IT-Abteilung und die IT-Politik ihrer Firma oder ihres Konzerns berücksichtigen.
Die wichtigste Empfehlung für den Erwerb einer CMMS-Lösung ist, dass das Tool so ergonomisch wie ein Handy oder ein Schraubenzieher sein muss, so dass keine besonderen IT-Kenntnisse für seine Nutzung erforderlich sind. Eine fachliche Unterstützung durch die IT-Abteilung ist allerdings eine wertvolle Hilfe bei der Handhabung leistungsstarker Software, für die Kompetenzen im Umgang mit Datenbanken interessant sind. Das Zauberwort für den Erwerb einer CMMS-Lösung ist zunächst eine Analyse des tatsächlichen Bedarfs der Nutzer durchzuführen, und nur die für das Unternehmen nützlichen Funktionen zu kaufen.
Dazu ist das Erstellen eines Lastenheftes unablässig, unter Nutzung der Techniken der Wertanalyse und der Technischen Untersuchung, um ein zweckmäßiges Pflichtenheft zu erstellen. Dieses definiert die nützlichen Funktionen und nicht die bereits definierten Funktionen.
LD Miles, Begründer der Wertanalyse nach dem 2. Weltkrieg, formulierte es wie folgt: „Wenn ich ein Produkt nicht erhalten kann, muss ich die Funktionen des Produktes erhalten.“ Dies kann mit den Worten von M Delafolie in seinem Werk zur Wertanalyse zusammengefasst werden: „Welche für das CMMS nützliche Funktionen werde ich kaufen?“ und nicht „Welche CMMS-Lösung werde ich kaufen?“.
Diese Praktik, die sich in den Projektstudien oder Studien zur Umgestaltung von Industrieprodukten oder Diensten durchgesetzt hat, lässt sich wunderbar auf das Erstellen des Pflichtenheftes des CMMS anwenden.
Wie die Erfahrung zeigt, werden ohne diese Vorsichtsmaßnahmen zahlreiche CMMS-Projekte nicht umgesetzt, da sie die Bedürfnisse der Nutzer nicht erfüllen.
Wie es Jean-Claude Francastel im 15. Panorama der CMMS-Softwarepakete betonte, sind folgende Empfehlung ausschlaggebend:
Einer der schwierigsten Punkte ist es, alte Gewohnheiten abzulegen. Sehr häufig treten Probleme mit der Skepsis der Nutzer aus, die häufig sagen «wir arbeiten seit 10 Jahren nach unseren Methoden und wir sehen nicht ein, warum wir das ändern sollten».
In den Erfahrungsberichten aus Firmen, in denen ein CMMS eingeführt wurde, zeichnen sich zwei sehr unterschiedliche Meinungen ab:
a) Wenn die Firmen (kleine und mittlere Unternehmen) nicht über das nötige Fachwissen oder die Kompetenzen in ihrer Belegschaft haben, treffen die Entscheider mehrheitlich eine subjektive Auswahl, basierend auf den Argumenten und Vorschlägen, die ihnen von den Anbietern des CMMS unterbreitet werden. Dies kann zu großen Risiken führen: Das Produkt entspricht möglicherweise nur zum Teil den Bedürfnissen des Unternehmens. Es hat möglicherweise hohe Nutzungs- und Wartungskosten. Die durch eine schlechte Funktionsweise des Programms verursachten Produktungsverzögerungen können zu einer Verschlechterung des Markenimages sowie zum Verlust von Marktanteilen führen.
b) Wenn das Unternehmen über die nötigen internen Mittel verfügt, um das funktionale Lastenheft zu erstellen, oder diese Aufgabe fremdvergeben kann, wir das Unternehmen teilweise von einer falschen Auswahl der Funktionen bewahrt. Der Vorteil dieser Methode, die in der Spezifikationsphase viel Zeit und Geld kostet, besteht darin, durch die Ausschreibungen mehrere Vorschläge basierend auf dem funktionalen Lastenheftes des Kunden zu erhalten. Die endgültige Kaufentscheidung, die häufig durch ein Ad-hoc-Team getroffen wird, ermöglicht es, dank einer fachübergreifenden Einschätzung zukünftige Risiken zu minimieren.
Die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen hat sich in allen Wirtschaftsbereichen durchgesetzt, trotz der ursprünglichen Bedenken gegenüber der Neuheit eines Bildschirms, einer Tastatur und einer Maus. Bei der Einführung eines CMMS verhält es sich gleichermaßen.
Die Mitarbeiter müssen schrittweise auf dieses Umdenken in ihrer Tätigkeit vorbereitet werden, es müssen kurzfristige Ziele gesetzt und die Mitarbeiter müssen regelmäßig über die durch das CMMS erreichte Produktivitätssteigerung informiert werden. Es ist grundlegend, dass die Personen, welche das GMAO mit Daten versorgen, den Nutzen sehen und feststellen können, dass die von ihnen verlangten Anstrengungen von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind.
Ein Erfolg ist nur möglich, wenn diese Bemühungen mit der gesamten Belegschaft unternommen werden. Der beste Beweis für eine gelungene Einführung eines CMMS zeigt sich, wenn die IT ausfällt und der Betrieb der Ausrüstungen einer Industrieanlage nicht mehr möglich ist. Das gesamte Personal ist dann davon betroffen, kann sein Managementtool, seine Investitionen nicht mehr nutzen und der Betrieb kann stundenlang beeinträchtigt sein.
Ein CMMS-Programm welches alle Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt, muss genauso unersetzlich sein, wie das Telefon oder die Werkzeugkiste des Wartungsbeauftragen.
Die Kontakte der AFIM mit den verschiedenen Wartungsverbänden, welche Umfragen mit Anwendern von GMAO-Lösungen durchgeführt haben, ermöglichen uns, mit ihrer freundlichen Genehmigung, die wichtigsten Ergebnisse dieser Umfragen zu übernehmen. Diese Studie wurde im Rahmen der «Clubs Junior Maintenance» von Damien VUJICIC und David DIJON, Studenten im Masterstudiengang Industrial Engineering – Spezialität Technisches Management und Instandhaltung der Fachhochschule Sénart (Institut universitaire professionnalisé de Sénart, Université Paris XII) durchgeführt.
Erste Feststellung: Die Zufriedenheit der Nutzung und die Erträge der Investitionen fallen sehr unterschiedlich aus. Die Mehrheit der Befragten sind der Meinung, dass grössere oder kleinere Vorteile aus der Nutzung des CMMS hervorgegangen sind. Allerdings waren (zwischen 20% und 40%) der Befragten nicht in der Lage zu sagen, ob die Einführung des CMMS ihnen Vorteile gebracht hat. 20% der Antworten zeigen, dass die Einführung des CMMS falsch dimensioniert war.
Die Antworten zeigen, dass die Erfolgsfaktoren für die Einführung eines GMAO vom Engagement des Managements, der richtigen Auswahl des CMMS-Programms sowie einer effizienten Schulung des Personals abhängen.
Die Antworten zeigen, dass diejenigen, die ihre frühere CMMS-Version ersetzen oder ihr CMMS updaten möchten, die Auswahl eines guten CMMS-Programms für wichtiger halten und die Schulung zur Anwendung des Programms nicht als einen wichtigen Erfolgsfaktor ansehen.
(Achtung, die Summe der Antworten beträgt nicht 100% da einige Unternehmen nicht alle Fragen beantwortet haben)
Mit CMMS erreichte Vorteile | Sehr bedeutend % |
Bedeutend % |
Keine % |
Keine Antwort % |
---|---|---|---|---|
Reduzierung der Arbeitskosten | 9,2% | 37,5% | 31% | 11.5% |
Reduzierung der Materialkosten | 11,5% | 43,7% | 20,7% | 13,8% |
Steigerung der Verfügbarkeit | 21,8% | 33,3% | 25,3% | 9,2% |
Steigerung der Zuverlässigkeit | 21,8% | 35,6% | 24,1% | 8% |
Verbesserung der Kostenkontrolle | 44,8% | 26,4% | 16,1% | 2,3% |
Verbesserung des Erfahrungsaustauschs | 46,6% | 18,4% | 23% | 2,3% |
Verbesserung der Wartungsplanung | 32,2% | 36,8% | 18,4% | 2,3% |
Verbesserung der effektiven Wartungszeiten | 37,9% | 32,2% | 16,1% | 2,3% |
Verbesserung des Ersatzteilmanagements | 24,1% | 37,9% | 23% | 4,6% |
WELCHE SIND DIE BEIDEN WICHTIGSTEN FAKTOREN FÜR DIE ERFOLGREICHE EINFÜHRÜNG IHRES CMMS?
Facteur | % halten diesen Faktor für den wichtigsten | % halten diesen Faktor für den zweitwichtigsten | % halten diesen Faktor für den wichtigsten oder zweitwichtigsten |
---|---|---|---|
Engagement der Manager | 20% | 26% | 46% |
Auswahl des richtigen CMMS-Programms | 23% | 12% | 35% |
Effiziente Schulung | 9% | 16% | 25% |
Return on Investment | 14% | 10% | 24% |
Zugewiesenes Budget | 5% | 14% | 19% |
Vom Management unterstütztes Umdenken | 11% | 8% | 19% |
Effizientes Management des Projektteams | 9% | 10% | 19% |
Technische Unterstützung durch den Entwickler der Software | 9% | 4% | 13% |
WAS WAR DER HAUPTGRUND FÜR DEN WECHSEL ODER ERWERB EINES CMMS?
Grund | Prozentsatz |
---|---|
Steigerung der Wartungsleistungen | 25% |
Erweiterung des Funktionsumfangs | 18,4% |
Integration der Wartung in die anderen Funktionen des Unternehmens | 10,3% |
Weiss nicht | 9,2% |
Der Lieferant bietet für das frühere CMMS keinen Kundendienst mehr an | 2,3% |
Konformität mit den internen Normen des Unternehmens | 2,2% |
Weitere Informationen finden Sie auf der AFIM-Website
Die Studie wurde von Jean-Claude Francastel, Gilles Zwingelstein, Francis Vasse durchgeführt
© AFIM 2007